La revista degana en valencià

El futur del Patrimoni Arxivístic Valencià

Mª José Martínez Tribaldos. Arxivera municipal d’Ibi

Si volem parlar del futur del Patrimoni Arxivístic Valencià no es pot prescindir d’analitzar el grau de compliment dels preceptes legals que el regulen, només així podrem saber si estem preparats per a enfrontar-nos als nous reptes que exigeixen les lleis recents sobre administració electrònica i procediment administratiu i que afecten directament aquest futur del Patrimoni Arxivístic.

El nostre àmbit, doncs, és el Patrimoni Arxivístic, els centres que el gestionen (especialment els arxius) i la seua àrea d’influència (els documents custodiats en els arxius del Sistema Arxivístic Valencià).

Ja amb l’Estatut d’Autonomia s’assumeixen les competències en matèria d’arxius a la Comunitat Valenciana, així com la gestió d’arxius de titularitat estatal, com ara  l’Arxiu del Regne i dels Arxius Històrics Provincials d’Alacant i Castelló i l’Arxiu Històric d’Oriola. Com a norma bàsica, el seu desenvolupament es va materialitzar en les lleis específiques. Per al cas que ens ocupa, la Llei de Patrimoni Cultural Valencià (Llei 4/1998) defineix el patrimoni com una de les principals senyes d’identitat del poble valencià i el testimoni de la seua contribució a la cultura universal. Els béns que inclou la llei, entre ells els documentals (arxivístics), constitueixen un llegat patrimonial d’incalculable valor, la conservació del quals i el seu enriquiment correspon a tots els valencians i especialment a les institucions i als poders públics que els representen.

Aquesta norma exigeix una concreció en cadascuna de les seues matèries, i per als arxius va arribar amb la Llei 3/2005 d’arxius. En termes generals i plantejaments teòrics, aquesta llei fonamenta els principis bàsics de l’existència dels arxius com a centres al servei de tots els ciutadans i ciutadanes, ja que en ells es conserven documents que afecten els drets i interessos personals d’aquells; a més, mostra el seu interés per la gestió dels documents (art. 19) i l’organització dels seus arxius com a peces clau de la gestió administrativa i servei als ciutadans i ciutadanes. Assenyala com a funció dels arxius promoure i desenvolupar la utilització social i del patrimoni que conserven, com a base documental de la història i principal fonament de la memòria col·lectiva de tots els valencians.

Quan arribem a l’articulat de la llei és quan descobrim que molts dels seus preceptes estan avui per desenvolupar i pendents de compliment per part de les nostres administracions. Un exemple clar: l’obligació que marca la llei que en els municipis majors de deu mil habitants ha d’haver-hi un arxiu i que aquest servei haja de comptar amb personal qualificat, és a dir, arxivers i arxiveres, en nombre suficient per a dur a terme les funcions que els corresponen.

Un altre exemple, a més a més molt clar: el desenvolupament de l’administració electrònica –que fa més evident les carències que tenim a les nostres institucions– i l’arxivament pel que fa a les eines necessàries i bàsiques per la preservació i accés als documents electrònics. Hauríem de comptar amb taules de valoració, selecció i eliminació de documents i d’accés, o amb quadres de classificació funcionals i la seua codificació per a incorporar-los als expedients que ja s’estan generant electrònicament.

La Llei 11/2007 d’administració electrònica, publicada sols dos anys més tard, planteja com un dret dels ciutadans i ciutadanes relacionar-se amb les administracions públiques per mitjans electrònics, i la majoria de les institucions no es trobaven preparades per a assumir el repte. Però, tant les lleis autonòmiques com les d’àmbit estatal ja anaven introduint en els seus textos les noves Tecnologies de la Informació i la Comunicació en el tractament dels documents i en tots els aspectes de la gestió documental i de la difusió dels documents; així, doncs, era una qüestió de temps que es fera realitat. Siga com siga, aquesta norma estatal donava forma al que fins avui era un futurible, l’anunciada i sempre ajornada administració electrònica, i així es feia el pas de la recomanació a l’obligació.

La determinació d’implantar l’administració electrònica ha sigut tal que el desigual desenvolupament i efectivitat de la Llei 11/2007, així com l’aprovació de la Llei 19/2013 de transparència, accés a la informació pública i bon govern, ha comportat la derogació d’aquella i també de la Llei 30/1992 de procediment administratiu comú, substituïda per dues noves lleis: una dedicada al procediment administratiu (39/2015) i una altra al règim jurídic del sector públic.

Ara sí, pot haver-hi un canvi radical de la relació entre els ciutadans i l’Administració; primer per a les administracions, a les quals dóna una moratòria d’entrada en vigor i adaptació de dos anys; i després, o progressivament, així ho percebem, els ciutadans hauran de canviar, sí o sí, els seus hàbits fins arribar a una relació només electrònica amb les seues administracions; això sí, fonamentada en els seus drets constitucionals d’accés a la documentació, a la informació i a la cultura.

La gestió arxivística i la gestió dels documents, amb l’administració electrònica, esdevé central al bell mig de la gestió de les nostres institucions. Els instruments enllestits pels arxivers i arxiveres són fonamentals per a la gestió electrònica. Per tant, és essencial que les administracions estiguen dotades dels mitjans i sistemes necessaris per al desenvolupament habitual, així com dels professionals adients.

D’altra banda, no ens han de sorprendre: les noves generacions, i potser tots nosaltres, fem un ús quasi exclusiu d’Internet per a l’accés a la informació. Cada vegada en som més els qui, com a usuaris, no acabem de comprendre que les consultes o l’accés als documents impliquen un desplaçament físic a les diferents institucions o arxius, i aquesta realitat va imposant-se dia rere dia.

El futur del Patrimoni Arxivístic es beneficia de primera mà de l’existència d’aquesta legislació que acosta els documents als ciutadans i ciutadanes, fent-los més accessibles, quasi de manera personalitzada, instantània i abaratint costos, tant per als usuaris i usuàries com per a l’Administració.

En opinió dels professionals dels serveis d’arxius, aquesta situació suposa una revolució, un canvi de paradigma, que alguns ja han comparat amb el que va comportar la invenció de la impremta a la fi del segle XV. És només circumstancial que els professionals, i també els usuaris, hagen de fer un esforç d’adaptació, que es farà; el legislador ja hi ha donat el rang de llei.

Com a instrument de treball a la Comunitat Valenciana, el desenvolupament del SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa), impulsat de fa temps per la Conselleria de Cultura, pot arribar a ser un potent recurs, tant per a la gestió arxivística i dels nostres arxius com per a la difusió amb el llançament de la plataforma o portal d’accés als documents conservats a tots els arxius del Sistema Arxivístic Valencià.

No convé descoratjar-se massa: als arxius ens toca viure una etapa de transició cap als nous models de gestió; les tecnologies s’hi introduiran a poc a poc i conviuran durant algun temps amb les antigues, però la base estructural dels nous temps ja està implantada. Per primera vegada, la mateixa legislació situa al centre de la gestió de les nostres institucions el treball que fem els arxivers i arxiveres als seus arxius.

Article publicat al nº 416 (juny de 2016). Ací pots fer-te amb un exemplar